Buoni pasto elettronici: cosa sono e come funzionano?

Introduzione

Ti sarà sicuramente capitato di sentir parlare di buoni pasto elettronici o digitali: due nomi diversi per indicare uno stesso strumento, che sta pian piano sostituendo definitivamente i tradizionali blocchetti cartacei.

Perché ”elettronici” o “digitali”? Semplicemente perché possono essere gestiti e utilizzati direttamente tramite app su smartphone.

In altre parole, i buoni pasto elettronici o digitali sono ormai la nuova normalità, grazie alla loro incredibile comodità, praticità e sicurezza: vantaggi che interessano da vicino aziende, dipendenti ed esercenti.

Se sei curioso di sapere come funzionano, sei nel posto giusto: in questo articolo facciamo chiarezza su tutti gli aspetti legati ai buoni pasto elettronici, dalla gestione all’utilizzo, fino ai vantaggi fiscali e operativi.

Cosa sono i buoni pasto elettronici?

I buoni pasto elettronici sono la versione digitale del tradizionale blocchetto cartaceo: la differenza è che l’importo corrispondente ai buoni pasto viene caricato su un supporto elettronico, che può essere una card (simile a una carta di credito o debito) o direttamente su un’app mobile.

La differenza con i buoni pasto cartacei, quindi, sta nella dematerializzazione del titolo, che comporta una gestione più snella, una maggiore tracciabilità e meno rischi di smarrimento o danneggiamento.

I buoni pasto elettronici sono destinati ai lavoratori dipendenti, sia del settore pubblico che di quello privato, con contratto full-time, part-time o smart working, e in alcuni casi anche a collaboratori con contratti specifici. 

Per le aziende, rappresentano uno strumento di welfare aziendale fiscalmente vantaggioso per aumentare il potere d’acquisto dei propri collaboratori.

Come funzionano i buoni pasto elettronici?

L’erogazione dei buoni pasto elettronici o digitali avviene solitamente con cadenza mensile. L’importo spettante viene accreditato sulla card elettronica del dipendente o reso disponibile tramite un portale online o un’app dedicata.

L’uso quotidiano è estremamente semplice:

• Pagamento in cassa: la card elettronica viene utilizzata come una normale carta di pagamento sui POS abilitati.
• Pagamento tramite App (QR code o NFC): molte soluzioni, come quella offerta da 360Welfare, permettono di pagare direttamente tramite smartphone, generando un QR code da mostrare all’esercente, generando un codice Token  o utilizzando la tecnologia NFC per i pagamenti contactless.

Cosa prevede la normativa?

Il riferimento normativo principale in materia è il Decreto del Ministero dello Sviluppo Economico (come il DM 122/2017, successivamente integrato da normative come il nuovo Codice degli Appalti D.Lgs. 36/2023), che definisce:

Ambiti di spesa consentiti: i buoni pasto possono essere utilizzati per acquistare generi alimentari, pasti pronti al consumo, prodotti da bar, ristoranti, supermercati, gastronomie, rosticcerie e anche per servizi di delivery e take-away presso gli esercizi convenzionati. Non possono essere convertiti in denaro e, di norma, non danno diritto a resto.ri.

• Limiti di utilizzo giornalieri: la normativa fiscale prevede un limite di esenzione da oneri fiscali e previdenziali per i buoni pasto elettronici, attualmente fissato a 8 euro giornalieri per persona. Per i buoni cartacei, questo limite è inferiore (4 euro).
• Utilizzo cumulativo: è possibile cumulare e utilizzare fino a un massimo di 8 buoni pasto per singola transazione.

Come si ricaricano i buoni pasto elettronici?

La ricarica dei buoni pasto elettronici o digitali viene effettuata dal datore di lavoro. L’azienda provvede ad accreditare periodicamente (solitamente mensilmente) l’importo corrispondente al numero di buoni pasto maturati dal dipendente in base alle presenze effettuate nel mese precedente.

I dipendenti possono poi visualizzare il saldo disponibile e lo storico delle transazioni tramite un portale web o, più comodamente, attraverso l’app fornita dalla società emittente. na prassi consolidata e quasi “data per scontata” in molte realtà metalmeccaniche strutturate.

Dove si possono utilizzare i buoni pasto elettronici?

I buoni pasto elettronici possono essere utilizzati presso una vasta rete di esercizi convenzionati, che include:

• Ristoranti, trattorie, pizzerie
• Bar, tavole calde, self-service
• Supermercati, ipermercati e negozi di alimentari
• Servizi di food delivery e take-away
• In alcuni casi, anche mercati agricoli e agriturismi che vendono prodotti propri

Per localizzare gli esercizi aderenti, le società emittenti mettono a disposizione mappe interattive online o consultabili via app. Alcuni buoni elettronici consentono anche acquisti online presso e-commerce convenzionati.

Buoni pasto elettronici in busta paga

I buoni pasto elettronici non concorrono a formare reddito da lavoro dipendente fino alla soglia di 8 euro giornalieri. Questo significa che, entro questo limite, l’importo corrispondente ai buoni è esente da tassazione e contribuzione sia per il lavoratore che per l’azienda.

Per le aziende, i buoni pasto elettronici sono deducibili al 100% con IVA al 4% interamente detraibile (per i liberi professionisti e ditte individuali senza dipendenti la deducibilità è del 75% con IVA al 10% detraibile, fino a un massimo del 2% del fatturato). 

Questo rappresenta un notevole vantaggio fiscale rispetto all’erogazione di un pari importo in denaro direttamente in busta paga. Per il lavoratore, invece, si traduce in un aumento netto del potere d’acquisto.

Sono un esercente: come posso accettare i buoni pasto elettronici?

Per un esercente, accettare i buoni pasto digitali significa ampliare la propria clientela e beneficiare di un sistema di pagamento moderno e sicuro. I passaggi per la convenzione solitamente includono:

1. Contattare la società emittente dei buoni pasto;
2. Sottoscrivere un accordo di convenzione;
3. Adeguare (se necessario) il proprio sistema POS o dotarsi degli strumenti gratuiti (app o portali dedicati) per la gestione delle transazioni.

I vantaggi per l’esercente includono aumento della clientela, pagamenti sicuri e rimborsi garantiti. Inoltre, grazie all’utilizzo di app gratuite per la gestione delle transazioni e della fatturazione, è possibile ottimizzare spazi e ridurre i costi, eliminando la necessità di installare terminali POS dedicati.

Si possono utilizzare i buoni pasto elettronici da smartphone?

Sì, ed è questa la grande novità. I buoni pasto elettronici possono essere utilizzati direttamente dal proprio smartphone, eliminando la necessità di una card fisica.

Ad esempio, l’app di 360Welfare consente di:

• Controllare il saldo e lo storico dei movimenti;
• Pagare con QR code, Token n NFC;
• Trovare i locali convenzionati vicino a te;
• Gestire altri benefit aziendali integrati.

Conclusione

Riassumendo, i buoni pasto elettronici rappresentano una soluzione vantaggiosa sotto molteplici aspetti, sia per le aziende che per i dipendenti. Da un lato, rappresentano uno strumento di welfare fiscalmente conveniente e facile da gestire per le aziende; dall’altro, rappresentano un maggior potere d’acquisto e flessibilità d’uso per i dipendenti. 

Vuoi iniziare a implementare i buoni pasto elettronici nella tua azienda? Contattaci ora: saremo felici di spiegarti tutto quello che c’è da sapere e di guidarti verso la combinazione di benefit più adatti alle esigenze della tua realtà!